Muoversi nel cambiamento: smartworking “taylor-made”

Oggi parleremo di spunti e strumenti per muoversi nel cambiamento verso uno smartworking “taylor-made”. 

Nelle ultime settimane vi abbiamo parlato delle conseguenze sul modello organizzativo dovute all’introduzione di questa nuova modalità di lavoro. Abbiamo definito cosa, noi di METI, intendiamo per Organizzazione Ibrida e quali sono i fattori che devono essere considerati nell’evoluzione verso questa modalità di lavoro attraverso il modello C.O.R.E. 

Sì, ma nella realtà? È con questo interrogativo che ci siamo lasciati nell’articolo precedente. Oggi proveremo a rispondere a questa domanda.

Muoversi nel cambiamento: verso lo smartworking

Muoversi nel cambiamento verso lo smartworking significa accompagnare l’organizzazione e sostenerla durante tutte le fasi che si verificano. Il cambiamento è un’attività fluida: cambiare significa unire modi di fare e conoscenze a qualcosa di nuovo. Il cambiamento crea ibridazione. 

Il risultato non è soltanto una somma di vecchie e nuove conoscenze: è qualcosa di nuovo, di diverso. Esattamente come due liquidi di colore diverso si uniscono creandone un terzo, allo stesso modo anche una nuova modalità di lavoro genera un movimento fluido nell’organizzazione. 

L’organizzazione non può sempre prevedere il cambiamento, ma può muoversi in esso: per farlo si devono governare le fasi di cui è composto e, in particolare, conoscere da dove si comincia in modo da prevedere eventuali difficoltà connesse. 

Muoversi nel cambiamento: un “viaggio in mare”

Possiamo pensare a questo percorso di cambiamento come a un viaggio in mare. Non si può prevedere ogni cosa durante la traversata, non si possono governare il vento o le onde del mare, non si possono scegliere le condizioni metereologiche. Tuttavia, ci è possibile governare l’imbarcazione su cui stiamo viaggiando, se la conosciamo. Sapere come muovere la vela, girare il timone, virare la barca, tirare o meno una cima… tutto questo serve a muoverci nel modo migliore attraverso le condizioni del contesto che troviamo (mare, condizioni meteorologiche, condizioni fisiche)  e ad arrivare a destinazione.

Smartworking “Taylor-made”

La scorsa settimana vi abbiamo lasciato un esempio di Survey da scaricare (non lo hai ancora fatto? clicca qui!) con cui orientare l’inserimento della modalità di lavoro in smartworking. A cosa serve? Perchè partiamo dai dati? 

Guidare il cambiamento: analisi della domanda

La prima fase da affrontare è quella della raccolta delle informazioni circa il contesto organizzativo entro cui verrà realizzato il cambiamento. Infatti, è essenziale definire aspettative, obiettivi e finalità attraverso colloqui e interviste; ciò favorirà il processo di comprensione della cultura organizzativa dell’azienda in cui ci troviamo.

Importante è coinvolgere key role e key peopole in questa prima fase: l’intero livello decisionale dell’organizzazione deve essere coinvolto nel processo di cambiamento. 

Guidare il cambiamento: Definizione degli obiettivi dell’intervento

Devono essere concordati ed esplicitati con il Board gli obiettivi strategici che si vogliono raggiungere con l’introduzione dello smartworking. Infatti, questo può essere la risposta a diverse esigenze organizzative: migliorare la produttività, migliorare l’efficienza, migliorare i processi aziendali, promuovere il benessere delle persone in organizzazione…

Guidare il cambiamento: Definizione di un gruppo pilota 

Dopo aver definito aspettative e obiettivi del progetto, è bene testare l’introduzione della modalità di lavoro in smartworking su una piccola parte della popolazione aziendale, in modo da avere un campione su cui implementare la novità introdotta, osservarne la gestione e i risultati ed ottenere feedback necessari ad apportare eventuali modifiche in ragione delle esigenze che emergono. Il gruppo pilota che si andrà a formare sarà eterogeneo, di modo che rappresenti tutte le aree organizzative e tutte le relative possibili necessità.

Guidare il cambiamento: Survey 

Un esempio di questionario lo avete potuto ottenere la scorsa settimana. Come avrete notato sicuramente, le aree indagate sono principalmente quattro e servono per valutare l’esperienza in remoto e il grado di interesse provato per il progetto di cambiamento nel gruppo pilota oppure, in questo periodo, dall’intera organizzazione durante il lockdown. 

Di seguito elenchiamo le aree esplorate dalla Survey.

Area di interesse

Qui vengono raccolte le informazioni, i pareri e le aspettative delle persone rispetto all’adozione di questa nuova modalità di lavoro. E’ possibile quindi comprendere il grado di motivazione e di engagement dei collaboratori. 

Punteggi bassi in quest’area mostrano la necessità di fare “un passo indietro” e coinvolgere maggiormente le persone nel percorso di cambiamento che si sta intraprendendo. In questo caso, una strategia potrebbe essere quella di comunicare in maniera chiara e condivisa gli obiettivi e le motivazioni del progetto, in modo tale da favorire il coinvolgimento delle persone, far emergere dubbi e timori e creare una visione a lungo termine condivisa, aumentando anche il senso di fiducia nei confronti dell’organizzazione. 

Avere punteggi alti in questa area fa comprendere, invece, che non si dovrebbero presentare resistenze nei confronti del cambiamento che si vuole realizzare. 

Area tecnologica

Quest’area indaga l’adeguatezza della strumentazione fornita da parte dell’organizzazione e necessaria ai collaboratori per svolgere la propria attività di lavoro. Inoltre, si esplora l’effettiva disponibilità di spazi da dedicare al lavoro in smart-working presso il domicilio, l’efficacia della connessione ad internet ed eventuali altri fattori che potrebbero rendere difficoltoso per le persone il lavoro da casa. 

L’emergere di punteggi bassi in questa area mostra come uno dei fattori sopra elencati risulti in qualche modo percepito come inadeguato. Diviene importante rilevare quali siano i temi su cui intervenire tempestivamente. In quest’area di valutazione possono emergere eventuali difficoltà da parte delle persone nel gestire la nuova modalità di lavoro in uno spazio domestico, ad esempio con la mancanza di una spazio da adibire al lavoro da casa dotato di  una postazione di lavoro ergonomica, luoghi che consentano la privacy ed un adeguato isolamento acustico. Un punteggio alto invece mostra come, al contrario, non siano riportate difficoltà nell’uso delle tecnologie fornite e nell’impiego del proprio domicilio come spazio per lavorare.

Ciascuna organizzazione, attraverso i risultati, potrà ottenere una mappatura dei temi ritenuti critici dal punto di vista del layout e degli strumenti e potrà così agire cercando, insieme alla persona, soluzioni ad hoc. 

Area organizzazione

Qui vengono raccolte le informazioni in merito all’organizzazione del lavoro e alle aspettative di cambiamento nelle persone. Vogliamo ricordare che il lavoro in smartworking non presuppone il lavoro da casa tutti i giorni lavorativi ma, al contrario, un continuo dialogo tra persona ed organizzazione, che insieme definiscono i giorni di lavoro in sede e quelli in remoto: da qui la necessità di stipulare un contratto individuale tra Organizzazione e persona. 

In quest’area si vuole far emergere il grado di soddisfazione per l’adeguatezza e l’efficacia dell’organizzazione del lavoro nel periodo di smartworking da persone ed organizzazione. Punteggi bassi in questa area fanno emergere la necessità di riorganizzare almeno in parte orari e giorni di presenza in ufficio e/o da remoto, in modo che l’attività di lavoro risulti più efficace ed efficiente. 

Punteggi alti invece mostrano come l’organizzazione adottata, rispetto al carico di lavoro presente in organizzazione al momento della rilevazione, risulti adeguata. Noi consigliamo di monitorare l’andamento del lavoro in smartworking periodicamente, in modo da far emergere e gestire preventivamente eventuali criticità. 

Area comunicazione

In quest’ultima area viene indagata l’esperienza rispetto alle modalità relazionali e al sistema di riunioni adottato per la modalità di lavoro da remoto. Inoltre, anche qui vengono raccolte le aspettative sul progetto legate alla sfera relazionale e delle comunicazioni. Ci riferiamo a comunicazioni istituzionali e informali, sistemi di pianificazione e gestione delle riunioni di allineamento, progettazione e monitoraggio del processo di lavoro. 

Punteggi bassi in questa area mostrano come sia necessario ripensare lo stile di gestione adottato fino ad ora durante il lavoro in remoto. E’ necessario che le persone siano in grado di gestire le attività in tempo e negli orari di lavoro. A questo fine è necessario definire in maniera chiara quello che viene chiamato “diritto alla disconnessione”, in modo da tutelare le persone dall’insidia della perenne reperibilità dovuta al far coincidere il domicilio con il luogo di lavoro.   

Esibire punteggi alti nell’area comunicativa significa che la strutturazione del processo di lavoro risulta equilibrata, che c’è un buon sistema di comunicazione e che i collaboratori non vivono particolari difficoltà in merito.

Guidare il cambiamento: lo smartworking taylor-made

Dopo aver definito queste aree fondamentali per indagare con efficacia i temi che concorrono ad un’efficace implementazione dello smartworking nell’ azienda, quali sono gli altri passi da attuare? Scarica la nostra case history per vedere come abbiamo fatto noi…

E per conoscere qualcuno che lo ha già fatto… vi diamo appuntamento alla prossima settimana!